Politique de confidentialité

Agence Kodia inc. (NEQ 1182112707), société par actions constituée en vertu des lois du Québec (ci-après « Kodia », « nous » ou « notre »), s'engage à protéger les renseignements personnels des utilisateurs de son site Web et de ses clients.

La présente Politique de confidentialité décrit les types de renseignements personnels que nous recueillons, les fins auxquelles nous les utilisons, les mesures que nous prenons pour les protéger, ainsi que vos droits à leur égard.

Cette politique est conçue pour soutenir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Conformément à la Loi 25, Kodia a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Cette personne veille à l'application de la présente politique, traite les demandes d'accès et les plaintes, et supervise la gestion des incidents de confidentialité.

Vous pouvez nous transmettre volontairement les renseignements suivants :

Pour protéger les formulaires, Cloudflare Turnstile analyse aussi des signaux techniques, notamment l'adresse IP, les caractéristiques du navigateur et de la connexion, ainsi que l'origine du site. Notre vérification serveur ne lui transmet ni votre message ni vos coordonnées : elle utilise le jeton de sécurité généré par le widget.

L'auto-évaluation Loi 25 fonctionne entièrement dans votre navigateur : aucune donnée n'est transmise à Kodia, sauf si vous demandez à recevoir votre bilan. Dans ce cas seulement, et avec votre consentement, votre adresse courriel, votre score et la liste des éléments cochés nous sont acheminés afin de vous transmettre ce bilan.

Nous ne recueillons jamais de renseignements personnels sensibles (données de santé, biométriques, judiciaires, etc.) par l'entremise de notre site Web.

Vos renseignements personnels sont collectés et utilisés aux fins suivantes :

• Répondre aux demandes transmises par le formulaire de contact ou la mini-démonstration du concierge et en assurer le suivi.
• Vous transmettre le bilan de l'auto-évaluation Loi 25 lorsque vous le demandez.
• Assurer le suivi de la relation avec vous au moyen de notre CRM interne, où sont acheminés les renseignements transmis par le site.
• Protéger les formulaires contre les soumissions automatisées abusives.
• Mesurer l'audience de notre site au moyen de statistiques agrégées (Google Analytics), sous réserve de votre consentement.
• Mesurer les visites et demandes issues de nos publicités au moyen de Meta, uniquement lorsque vous acceptez séparément la mesure publicitaire.
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous ne traitons vos renseignements personnels que pour les finalités décrites ci-dessus ou pour des finalités compatibles avec celles-ci.

5.1 Modes de consentement

Conformément à la Loi 25, nous obtenons votre consentement de manière :

• Manifeste : Lorsque vous remplissez le formulaire de contact, que vous demandez la mini-démonstration ou que vous demandez à recevoir le bilan de l'auto-évaluation Loi 25, vous consentez à la collecte des renseignements nécessaires à ces fins.
• Libre et éclairé : Nous vous informons clairement des fins de la collecte avant d'obtenir vos renseignements.
• Spécifique : Le consentement est demandé pour chaque finalité distincte. La mesure d'audience fait l'objet d'un consentement distinct, recueilli au moyen du bandeau de cookies décrit à la section 10. La mesure publicitaire dispose de son propre choix et n'est pas activée par votre seul accord à la mesure d'audience ou au recontact.

5.2 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement peut toutefois limiter votre accès à certains services. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif.

Kodia peut communiquer vos renseignements personnels aux catégories de tiers suivantes, dans la mesure strictement nécessaire :

• Fournisseurs de services : fournisseur d'hébergement Web (Vercel) et service d'envoi de courriels (Resend), utilisés pour faire fonctionner le site et acheminer vos messages.
• CRM interne de Kodia : les renseignements transmis par le site sont acheminés et suivis dans notre outil de gestion de la relation client, hébergé au Canada.
• Protection des formulaires : Cloudflare (Turnstile), pour détecter les robots. Cloudflare utilise également les signaux techniques pour améliorer cette détection, selon son avis de confidentialité Turnstile.
• Mesure d'audience : Google (Google Analytics 4), utilisé pour produire des statistiques de fréquentation, uniquement après votre consentement.
• Plateforme publicitaire : Meta (formulaires Lead Ads), lorsque vous transmettez volontairement vos coordonnées par une publicité de Kodia sur Facebook ou Instagram. Sur notre site, Meta peut également recevoir des événements de visite et de demande après votre accord à la mesure publicitaire. Une demande qualifiée peut alors transmettre une empreinte hachée de votre courriel et un identifiant de clic publicitaire. Cette empreinte permet une correspondance chez Meta ; elle n'est pas anonyme.
• Obligations légales : autorités compétentes lorsque la loi l'exige ou dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Nous exigeons contractuellement de nos fournisseurs de services qu'ils assurent un niveau de protection adéquat de vos renseignements personnels, conformément à la loi applicable.

Vos renseignements personnels peuvent être traités par les fournisseurs suivants, dans la mesure strictement nécessaire à la finalité indiquée :

Vercel, Resend, Google et Meta peuvent traiter vos renseignements à l'extérieur du Québec, aux États-Unis. Notre CRM interne est, quant à lui, hébergé au Canada.

Cloudflare peut également traiter les signaux de sécurité hors Québec. Sa politique de confidentialité prévoit des traitements aux États-Unis, dans l'Espace économique européen et dans d'autres pays où elle exerce ses activités.

Lorsqu'un fournisseur traite vos renseignements à l'extérieur du Québec, Kodia s'appuie sur les garanties contractuelles standard (clauses de protection des données, DPA) et, conformément à la Loi 25, effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant tout transfert, afin de s'assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate.

Vous pouvez en tout temps vous opposer à un transfert hors Québec en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (bonjour@kodia.ca).

Les renseignements que vous transmettez par le formulaire de contact, par la mini-démonstration ou pour recevoir votre bilan Loi 25 nous sont acheminés par courriel (Resend) et enregistrés dans notre CRM interne, hébergé au Canada, afin d'assurer le suivi de votre demande.

Nous conservons ces renseignements aussi longtemps que nécessaire pour répondre à votre demande et en assurer le suivi, puis pour la durée requise par nos obligations légales. À l'expiration de cette période, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés de façon irréversible.

Kodia met en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Ces mesures comprennent notamment :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS).
• Accès restreint aux renseignements personnels selon le principe du besoin de connaître.
• Authentification multifacteur sur tous les comptes d'administration.
• Révision périodique de nos pratiques de sécurité.

La mesure d'audience utilise Google Analytics 4 pour comprendre les visites et améliorer le site. La mesure publicitaire utilise Meta pour mesurer les visites et les demandes liées à nos publicités. Ces deux finalités sont facultatives et disposent de choix séparés.

Les balises et cookies correspondants ne sont activés qu'après votre accord. Les étiquettes de campagne sont conservées pour la session après accord à la mesure d'audience ; les identifiants de clic publicitaire nécessitent l'accord à la mesure publicitaire. Votre décision est enregistrée dans le stockage local de votre navigateur, pour chaque finalité.

Vous pouvez tout refuser ou modifier chaque choix depuis « Gérer les cookies » au bas de chaque page. Le retrait arrête les nouveaux événements de la mesure concernée et supprime les cookies et données d'attribution correspondants accessibles sur notre site. Il ne supprime pas rétroactivement les données déjà transmises. Refuser ne bloque ni la navigation ni l'envoi d'une demande.

La vérification Turnstile protège les formulaires indépendamment de vos choix de mesure d'audience et de publicité. Elle ne sert pas à ces deux finalités. Si vous ne souhaitez pas utiliser le formulaire, vous pouvez nous écrire directement à bonjour@kodia.ca.

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à bonjour@kodia.ca. Nous traiterons votre demande dans un délai de trente (30) jours suivant sa réception. Si nous ne pouvons y donner suite, nous vous en informerons par écrit en vous indiquant les motifs de notre refus.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, Kodia s'engage à :

• Aviser la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) avec diligence.
• Aviser les personnes concernées dont les renseignements sont visés par l'incident.
• Tenir un registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi 25.
• Prendre les mesures raisonnables pour atténuer les préjudices et prévenir la récurrence.

Conformément à la Loi 25, Kodia réalise une ÉFVP avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte de système d'information impliquant des renseignements personnels, ainsi qu'avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec.

Kodia se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour révisée. En cas de modification substantielle, nous vous en aviserons par un avis visible sur notre site.

Si vous estimez que vos renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la présente politique ou à la loi, vous pouvez :

• Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
• Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

Pour toute question ou demande relative à la présente politique :