Politique de confidentialité

01Introduction

Kodia, société en nom collectif constituée en vertu des lois du Québec (ci-après « Kodia », « nous » ou « notre »), s'engage à protéger les renseignements personnels des utilisateurs de son site Web et de ses clients.

La présente Politique de confidentialité décrit les types de renseignements personnels que nous recueillons, les fins auxquelles nous les utilisons, les mesures que nous prenons pour les protéger, ainsi que vos droits à leur égard.

Cette politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

02Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Kodia a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Cette personne veille à l'application de la présente politique, traite les demandes d'accès et les plaintes, et supervise la gestion des incidents de confidentialité.

03Renseignements personnels collectés

Nous recueillons les renseignements personnels suivants dans le cadre de nos activités :

Nous ne recueillons jamais de renseignements personnels sensibles (données de santé, biométriques, judiciaires, etc.) par l'entremise de notre site Web.

04Finalités de la collecte

Vos renseignements personnels sont collectés et utilisés aux fins suivantes :

• Répondre à vos demandes d'information et assurer le suivi de vos communications.
• Planifier et gérer les rendez-vous et consultations.
• Traiter les paiements et gérer la facturation.
• Fournir le service de chatbot IA et améliorer la qualité des réponses.
• Améliorer l'expérience utilisateur de notre site et de nos services.
• Analyser l'utilisation du site et produire des statistiques agrégées et anonymisées.
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.
• Vous informer de nos services, promotions ou actualités, sous réserve de votre consentement.

Nous ne traitons vos renseignements personnels que pour les finalités décrites ci-dessus ou pour des finalités compatibles avec celles-ci.

05Consentement

5.1 Modes de consentement

Conformément à la Loi 25, nous obtenons votre consentement de manière :

• Manifeste : Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, prenez rendez-vous ou effectuez un paiement, vous consentez à la collecte des renseignements nécessaires à ces services.
• Libre et éclairé : Nous vous informons clairement des fins de la collecte avant d'obtenir vos renseignements.
• Spécifique : Le consentement est demandé pour chaque finalité distincte.
• Granulaire : Vous pouvez accepter ou refuser les cookies non essentiels indépendamment de l'utilisation du site.

5.2 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement peut toutefois limiter votre accès à certains services. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif.

06Chatbot et intelligence artificielle

Notre site peut intégrer, selon la page, un chatbot alimenté par l'intelligence artificielle (actuellement en phase de tests sur la page démonstration). Voici comment vos données sont traitées dans ce contexte, ou dans le cadre des agents IA déployés chez nos clients :

• Anonymisation : Toutes les données personnelles (courriels, numéros de téléphone, codes postaux, adresses, noms) sont automatiquement anonymisées avant d'être transmises aux systèmes d'IA.
• Hébergement : Les conversations sont stockées sur des serveurs situés au Canada (région Montréal).
• Conservation : Les conversations sont conservées pour une durée maximale de 12 mois, sauf demande de suppression anticipée.
• Finalité : Les données de conversation sont utilisées uniquement pour fournir le service et améliorer la qualité des réponses. Elles ne sont jamais vendues à des tiers.

07Communication à des tiers

Kodia peut communiquer vos renseignements personnels aux catégories de tiers suivantes, dans la mesure strictement nécessaire :

• Fournisseurs de services : Processeur de paiement (Stripe), fournisseur d'hébergement Web (Vercel, Supabase), service de courriels transactionnels (Resend), outils analytiques.
• Obligations légales : Autorités compétentes lorsque la loi l'exige ou dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Nous exigeons contractuellement de nos fournisseurs de services qu'ils assurent un niveau de protection adéquat de vos renseignements personnels, conformément à la loi applicable.

08Transfert hors Québec

Vos renseignements personnels peuvent être traités par les fournisseurs suivants, dans la mesure strictement nécessaire à la finalité indiquée :

Lorsqu'un fournisseur traite vos renseignements à l'extérieur du Québec, Kodia s'appuie sur les garanties contractuelles standard (clauses de protection des données, DPA) et, conformément à la Loi 25, effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant tout transfert, afin de s'assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate.

Vous pouvez en tout temps vous opposer à un transfert hors Québec en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels ( bonjour@kodia.ca).

09Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire :

À l'expiration du délai de conservation, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés de façon irréversible.

10Sécurité des renseignements

Kodia met en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Ces mesures comprennent notamment :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) et au repos.
• Anonymisation automatique des données personnelles avant tout traitement par les systèmes d'IA.
• Accès restreint aux renseignements personnels selon le principe du besoin de connaître.
• Authentification multifacteur sur tous les comptes d'administration.
• Tests de sécurité réguliers sur nos systèmes d'IA (45 tests adversariaux, incluant injection de prompts et détection de fuites de données).
• Révision périodique de nos pratiques de sécurité.

11Cookies et technologies de suivi

11.1 Types de cookies utilisés

• Cookies essentiels : Nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité, préférences de consentement). Aucun consentement requis.
• Cookies analytiques : Collectent des données sur l'utilisation du site afin d'en améliorer l'expérience. Consentement requis avant activation.

11.2 Gestion des cookies

Lors de votre première visite, un bandeau de consentement vous permet d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels. Aucun cookie analytique n'est déposé avant l'obtention de votre consentement.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via le bandeau de gestion des cookies accessible en bas de page, ou via les paramètres de votre navigateur.

Le refus des cookies analytiques n'affecte pas le fonctionnement du site.

12Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à bonjour@kodia.ca. Nous traiterons votre demande dans un délai de trente (30) jours suivant sa réception. Si nous ne pouvons y donner suite, nous vous en informerons par écrit en vous indiquant les motifs de notre refus.

13Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, Kodia s'engage à :

• Aviser la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) avec diligence.
• Aviser les personnes concernées dont les renseignements sont visés par l'incident.
• Tenir un registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi 25.
• Prendre les mesures raisonnables pour atténuer les préjudices et prévenir la récurrence.

14Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Conformément à la Loi 25, Kodia réalise une ÉFVP avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte de système d'information impliquant des renseignements personnels, ainsi qu'avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec.

15Modifications à la politique

Kodia se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour révisée. En cas de modification substantielle, nous vous en aviserons par un avis visible sur notre site.

16Plaintes et recours

Si vous estimez que vos renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la présente politique ou à la loi, vous pouvez :

• Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
• Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

17Coordonnées

Pour toute question ou demande relative à la présente politique :