Quels appels voulez-vous confier ?
Repérez les demandes récurrentes : horaires, services, rappel ou rendez-vous. Choisissez ensuite l’accueil principal, les appels sans réponse ou les appels hors des heures d’ouverture. Chaque situation demande ses propres consignes et une suite précise.
Une entreprise de rénovation pourrait, par exemple, faire recueillir le service recherché et une préférence de rappel, sans autoriser l’agent à chiffrer les travaux. Testez cette limite, même si la conversation semble naturelle.
Répondeur, réceptionniste virtuelle ou agent vocal IA ?
| Solution | Son rôle | À vérifier |
|---|---|---|
| Répondeur | Enregistrer un message à écouter plus tard. | Qui le relève et rappelle ? |
| Accueil humain à distance | Échanger avec l’appelant dans le cadre du service convenu. | Quels horaires et quelles consignes ? |
| Agent vocal IA | Dialoguer à partir des informations et des outils configurés. | Quelles actions et quel relais humain ? |
Le terme « réceptionniste virtuelle » recouvre des offres humaines et automatisées. Demandez qui répond réellement, à quels horaires et avec quelle solution de repli.
Un standard téléphonique assure aussi l’acheminement des appels. Ajouter une conversation ne garantit pas le remplacement de votre installation : faites vérifier les fonctions dont vous avez besoin.
Testez aussi ce qui peut échouer
« Pouvez-vous chiffrer mes travaux ? »
- Une personne est disponible
- Vérifier le transfert, s’il est prévu dans la configuration.
- Personne n’est disponible
- Vérifier la prise de message et la personne chargée du suivi.
Préparez des appels fictifs en français : expressions métier, interruptions, correction de coordonnées et question sans réponse connue. L’agent doit reconnaître ses limites, sans inventer une réponse ni promettre un rappel à une heure non confirmée.
Testez le transfert vers une personne disponible puis indisponible. Vérifiez le message conservé et son destinataire. Fixez les critères d’acceptation avant l’essai et prévoyez une reprise manuelle de l’accueil.
Kodia, Milo et Clara : qui fait quoi ?
Kodia est l’agence à Québec. Milo est son produit de réceptionniste IA, avec accueil vocal en français et clavardage web complémentaire. Clara est l’agente de Kodia propulsée par Milo, accessible par téléphone ou par écrit.
Milo répond à partir des renseignements fournis, recueille une demande et l’oriente selon les contacts et horaires configurés. La réservation utilise le calendrier Kodia si l’outil est activé. Les autres connexions sont étudiées séparément. Le numéro et le parcours d’appel sont vérifiés avant la mise en service.
Quel coût, quelles responsabilités ?
Comparez les minutes comprises, les dépassements, la mise en service, les options et la résiliation. La grille tarifaire de Milo est liée ci-dessous. Les SMS sont une option distincte : un forfait vocal n’inclut pas tous les canaux ni toutes les intégrations.
Avant d’utiliser des données réelles, vérifiez leur nécessité, leur destination et les accès. Désignez qui actualise les consignes et traite les exceptions. Validez d’abord le fonctionnement avec des données fictives.
À valider avant votre essai
- Les appels à confier et les réponses autorisées.
- Le numéro, les horaires et le relais humain.
- Les outils réellement activés, dont le calendrier.
- Le coût complet et le traitement des données.
- La personne responsable des consignes et du suivi.
Sources et repères
- Milo : situations et limites de configuration
Description par Kodia des fonctions de son produit, avec exemples fictifs. Ce n’est pas une comparaison indépendante des offres du marché.
- Milo : forfaits, options et conditions
Grille de référence pour les minutes, la mise en service et les options de Milo.